コロナ襲来後に行った様々な改善
お久しぶりです。常務取締役の石間光太郎です。
コロナが大変になりだして、早1ヶ月が経とうとしています。
弊社もお客様となかなか会うことができず、苦しんでいる所です。
ですが、この1ヶ月で結構色んな事が進みましたし、調べましたし、
やってみました。
- WEB会議をZOOM以外（MicrosoftTeams・Skype・GoogleMeet等）の環境を整備
- 弊社メンバーへのZOOM・GoogleMeetの使い方周知
- 女性社員のテレワークのテスト実施
- ホームページのWEB会議対応・サービスの通知
- 社員と自分の個人メールアドレスの取得
- WEB名刺交換の為の社内メールアプリの導入準備
- 倉庫にカメラを取付て、いつでも在庫が見えるように
- 事務所のビニールカーテン設置
- 毎朝検温
- コロナになった場合や濃厚接触者となった場合の対応方法の作成と周知
- 雇用調整助成金・テレワーク助成金の調査
- kintoneによる営業・業務改善のツールづくり着手
- PowerBIを色々いじってみる。
- 小規模事業者持続化補助金の申請（持続化給付金ではなく）によりHPリニューアル計画
書き出してみると色々やってるな。。。結構バタバタしてました。
WEB会議ですが、これは本当にやってよかった。
測定やメンテナンス以外の現場打合せのみだけの時は移動時間が削減され、
その分、他の仕事ができます。
テレワークもテスト的に行いました。
GoogleMeetがとても使いやすくなってきたので、GoogleMeetで行いました。
操作方法はほぼZOOMと同じですが、社内はg-suiteを使っているため、GoogleMeetの方が安心。
主にネット販売事業部で、1人1日ずつ交代で自宅で行ってもらいましたが、ほぼ問題なくできました。実施前はみんな不安がってましたが、終わった後はあっけらかんとしてました。
費用負担も、たまたま注文していた1800円/個ぐらいのWEBカメラが到着したので、合計8000円程の追加費用で済みました。（本格運用時はもう少しかかりそうですが。。。）
細かい問題はありますが、事務所系の仕事は、仕事場を問わなくなってきているなと感じます。
メールアドレスに関して。
今まではお客様とやり取りする際は、全社員で共有している１つのメールアドレスを使用していました。
なので、事務員が受信メールを各営業マンに転送し、営業が書いたメール内容をコピペしてメールをしたりという、ムダな事をしていました。
社員の個人メールアドレスを取得を機に、メールサーバーをOCN→さくらへ切り替え、さらにHPのSSL対策についてもOCN→さくらへ移行しました。
OCN→さくらへの切り替えにより、メールサーバーは2,000円/月、SSL対策は20,000円/年間ぐらいの費用を浮かす事ができました。
名刺に関しては、社員は名刺を物理的に持っているしかなかった状況でした。
色々アプリを試して、EightとMyBridgeの両方を使っていこうかなと思っております。
特に、EightとSlackが連携しているので、Zapierという簡易RPAツールを使ってEight→Slack→HangoutChatに通知というのをできないかを模索してます。
また、EightにてQRコードを読み込めば名刺交換ができる機能がついたので、今後必要になるかと思い、設定してみました。
という感じでとりあえず思いつく事はやってみています。
そして、この外部環境の変化により、社員の意識も少し変わったので、こういった変化を取り入れやすくなっているなと感じます。
苦しい中こそ改善をして次に繋げていきたいです。
今回はブログを連投しようかと思います。
その他実施したことについては、金曜に書きます。では。
常務取締役 石間
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